Studija slučaja: Kako je BIG Group smanjio sate potrošene na sastanke uz pomoć Optiverse-a

Razgovarali smo sa Maiom Guter, direktorkom operacija, o tome kako njen tim koristi Optiverse za optimizaciju svojih sastanaka.

Industrija: Digitalni marketing i AI edukacija
Kompanija: BIG Group (BIGSEO, BIG School, BIG IA)
Sagovornik: Maia Gutter, Head of Operations, BIG School & AI Implementation (BIG IA)
Lokacija: Švajcarska (višejezični tim – španski, engleski)
Website: https://bigseo.com

Pozadina

BIG Group radi u digitalnom marketingu, AI edukaciji i poslovno-tehnološkoj obuci (BIGSEO, BIG School, BIG IA). Timovi za proizvode, IT, edukaciju i klijentske implementacije svakodnevno komuniciraju interno i sa klijentima.

U centru operacija je Maia Gutter – nadgleda AI treninge, IT integracije i klijentske projekte. To znači desetine sastanaka nedeljno (strateški, tehnički, operativni).

„Koordiniram sve – od master programa do interne automatizacije i AI implementacija. To znači desetine sastanaka nedeljno: neki su strateški, neki tehnički, a svi važni.“

Izazov: Haos posle sastanaka i nedostatak usklađenosti

Pre Optiverse-a, tim se borio sa ručnim prepisivanjem beležki, izgubljenim informacijama i skupim nesporazumima.

„Pisala sam beleške ne zato što sam htela, već zato što sam se plašila da nešto ne propustim. Posle toga sledi čišćenje, pa praćenje zadataka. Nikad kraja.“

„Kada bi došlo do neslaganja ili nesporazuma, nije postojalo gde da se vratimo i proverimo. Zavisiš od sećanja ili razbacanih beležki.“

„Ako u brainstorming-u ne zabeležim precizno, nešto se izgubi. Onda moram sve da rekonstruišem posle sastanka.“

Rešenje: Optiverse kao operativni sistem za sastanke

Danas tim koristi Optiverse kao podrazumevani sloj za interne, klijentske, partnerske, hiring i tehničke sastanke.

„Prava vrednost? Tu je kad mi treba. Optiverse radi u pozadini i hvata sve.“

Ključni načini korišćenja

• Automatski transkripti i pretraga: „Sada kažem: evo rekapitulacije – pogledajte ako ste nešto propustili. Jasnoća bez dodatnog rada.“
• Custom protokoli: „Imam detaljan kickoff protokol za BigSEO klijente, drugi u timu koriste svoje. Često složimo više protokola u istom sastanku.“
• Alati za sumarizaciju: „Čak i kad šaljem rezime klijentima, Optiverse mi pomaže da ga napišem duplo brže – tražim 5 glavnih tačaka ili koristim sačuvani protokol.“

Rezultati: Ušteda vremena, manje stresa, usklađen tim

• Ušteda vremena: Maia lično štedi do 1.5 sati dnevno na follow-upu i organizaciji informacija. Strukturirane uloge (SEO/PM) štede oko 1 sat dnevno, posebno na klijentskim pozivima.
• Bolja interna usklađenost: IT i produkt timovi prate tehničke odluke kroz logove sastanaka; HR koristi detaljne rekapitulacije intervjua.
• Veće poverenje klijenata: Brži, precizniji rezimei potkrepljeni transkriptima daju jasniji projekat i manje nesporazuma.

„Ovo je pouzdan AI partner. Ne samo uzimanje beleški – već interaktivni log koji uklanja stres i ubrzava sve posle sastanka.“

Bonus: Optiverse se koristi širom kompanije

• Prodaja: sales menadžer BigSEO-a koristi za follow-up i interno preuzimanje.
• HR: pojednostavljuje hiring detaljnim transkriptima intervjua.
• Product/IT: prati klijentske specifikacije i tehnička rešenja bez ručnog zapisivanja.

Višejezičan tim, multinacionalna operacija – uvek usklađeni

Optiverse pouzdano hvata sastanke na španskom i engleskom, uprkos različitim akcentima.

„Čak i kada je neko iz Argentine, a neko iz Španije, Optiverse sve savršeno razume.“

Šta bi se desilo da ga uklonite?

„Vratio bi se stres u svaki sastanak. Optiverse uklanja mentalni teret sećanja, zapisivanja i organizovanja svega ručno.“

„Optiverse je pouzdan AI partner koji pretvara haotične sastanke u strukturirane, pretražive i bezstresne procese.“

Završna poruka Maie

„Najviše poverenja mi uliva to što se stalno unapređujete. Svaki put kad predložim nešto – vi to izgradite. Osećam da me čujete. To je retkost.“